Herausforderung
Tag für Tag werden in Unternehmen sehr viele Entscheidungen auf Basis von Geschäftsergebnissen, Entwicklungen und nicht zuletzt einer ganzen Reihe von Kennzahlen getroffen. Sehr häufig basieren diese Kennzahlen auf komplizierten Datenextrakten, die regelmäßig manuell aufbereitet und in Form gebracht werden.
Die Interpretation solcher Daten erfolgt meist auf Basis der individuellen Erfahrung und dem Wissen des Empfängers (Analysten). Auf der einen Seite ist regelmäßig die Definition bestimmter Kennzahlen nicht unternehmensweit einheitlich, was zu unnötigen Diskussionen und Missverständnissen führen kann, auf der anderen Seite ist eine fundierte Aussage und Interpretation von Ergebnissen aufgrund der Darstellung nur erschwert möglich. Ebenso gibt es oft keine Möglichkeit einen Sachverhalt bzw. ein bestimmtes Ergebnis detaillierter zu analysieren, um herauszufinden welche Einflussfaktoren es gibt.
Neben dem hohen manuellen Aufwand bei der Datenintegration, -pflege und dem Berichtsaufbau, kommt es also zu regelmäßigen Anstrengungen für die Interpretation von Ergebnissen, die Verifizierung von Aussagen und das Verständnis von Zahlen.
Kleine Schritte, große Wirkung
Wie so oft gilt auf bei diesen Herausforderungen, daß kleine Schritte bereits sehr große Auswirkungen haben können.
Der manuelle Aufwand beim Erstellen von Berichtsumgebungen oder einzelner Berichte, wird durch eine konsolidierte Datenbank deutlich reduziert, nahezu eliminiert. In solchen Systemen werden die Daten konsolidiert und teilweise vorberechnet vorgehalten. Auf diese Datenbanken wird dann zugegriffen wenn es darum geht Unternehmenszahlen, -ergebnisse oder anderweitige Daten darzustellen. Dieser Schritt löst gleichzeitig eine weitere Herausforderung, nämlich die der unternehmensweiten Vereinheitlichung von Kennzahlen. Da diese somit auch auf einer einheitlichen Basis berechnet und dargestellt werden. Im Vorfeld der Erstellung einer unternehmensweit genutzen Datenbasis werden diese Definitionen üblicherweise in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Fachbereichen erstellt.
Es ist immer notwendig Kennzahlen sowie ganze Berichte auf ihre Relevanz für die Unternehmenssteuerung und -strategie zu untersuchen. Lassen die Zahlen fundierte Aussagen in Bezug auf unsere Ziele und unseren Status Quo zu? Sind die relevanten Vergleichszahlen vorhanden? Können notwendige Entscheidungen und Maßnahmen abgeleitet werden?
Wenn dies geschehen ist, werden Kennzahlen unternehmensweit festgelegt und kommuniziert. So schaffen Sie Akzeptanz für Ergebnisse, die zukünftig weniger hinterfragt werden und als wahre Basis für geschäftliche Entscheidungen dienen können.
Wertschöpfungsprozess durch Berichtsumgebungen
Ist diese einheitliche Basis aus Daten (Single Point of Truth) und Kennzahlen geschaffen, sollte beides sinnvoll kombiniert in Berichten und Analysen dargestellt werden. Neben Microsoft Excel, in Verbindung mit bspw. SQL-Datenbanken, helfen hierbei Reporting- und Analysesysteme.
Man redet hier in der Regel von sogenannten Business Intelligence Systemen, die Funktionalitäten bereitstellen, um schnell und gezielt Daten darzustellen und sich für Analysen innerhalb dieser Daten zu bewegen.
Um einen Mehrwert zu erzielen muss beim Berichtsaufbau darauf geachtet werden, daß Kennzahlen nicht einfach in einer Tabelle oder Grafik dargestellt werden. Referenzwerte wie Vorjahres-, Plan- und Budgetzahlen oder sonstige Benchmarks, ermöglichen erst eine sinnvolle Aussage und Transparenz. Verlaufsdarstellungen über einen gewissen Zeitraum sind darüber hinaus hilfreiche Informationsquellen bezüglich eventueller Saisonalitäten oder Trends.
Werden diese Schritte konsequent weiterverfolgt, entstehen zahlreiche weitere vorteilhafte Potenziale. Dies soll in einem fortführenden Artikel näher betrachtet werden. Selbtverständlich bin ich bis dahin auch jederzeit gerne auskunftsbereit.
Ihr
Thomas Krumbein